Организуй себя, стр. 20
· Постарайтесь понять общий стереотип того, что вы читаете. Запоминание осуществляется намного легче, если вы сможете понять основную структуру и идеи документа, которые затем подтверждаются деталями.
· Используйте информацию в соответствии с ее содержанием. Постарайтесь подытожить ее своими собственными словами, делайте заметки на полях по мере чтения, ознакомьте с информацией других лиц, если это необходимо, или предпримите действия по этой информации.
· Осознание — процесс запоминания с помощью внешних ассоциаций, представляется гораздо более легким, чем чистый процесс зубрежки. Процесс сознательной опоры на ассоциации поможет вам обратиться к деталям, хранящимся в вашей памяти. Опытным путем было доказано, что чем эксцентричней были ассоциации, тем больше пользы они приносили процессу воспоминания. Даже глупые мнемонические схемы, смешные ассоциации — все они идут на пользу процессу воспоминания.
· Не игнорируйте предварительный беглый просмотр информации, чтобы она отложилась в вашей долговременной памяти. Проводя предварительный обзор информации почти сразу же после ее получения (10-15 минут) и повторяя этот процесс днем позже, вы тем самым добиваетесь огромного преимущества перед теми, кто этого не делает. Для долгосрочного запоминания эксперты рекомендуют осуществлять дальнейшие беглые просмотры одного и того же материала через неделю, и даже месяц.
Заключение
Для эффективной работы с бумажными документами следует:
· выделять важную информацию из второстепенной;
· придерживаться систематического подхода по отношению ко всем входящим бумажным документам;
· обрабатывать входящие бумажные документы,
· тратя на них как можно меньше времени;
· принимать меры, направленные на сокращение объемов поступления ненужных бумажных документов;
· принять меры для повышения скорости чтения и отработки понимания прочитанного;
· использовать способы работы с памятью и проводить беглый просмотр с целью улучшения способности воспроизвести изученный материал.
5. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ВАШУ МАНЕРУ РАБОТЫ С ЛЮДЬМИ
Большую часть нашего рабочего дня мы проводим во взаимодействии с другими людьми. То, как вы подходите к этому взаимодействию, может оказывать значительное влияние на эффективность вашей деятельности. В данной главе мы коснемся вопросов проведения совещаний, передачи полномочий, преодоления отвлечения внимания и перерывов в работе, оказывая тем самым помощь другим людям в деле более высокой организации деятельности и умении говорить «нет», когда это необходимо.
Стратегия совещаний
Потенциальный расход времени на проведение совещаний просто огромен. Во многих организациях вы можете каждую неделю проводить чрезвычайно много времени, участвуя в совещаниях и не добиваясь при этом какой-либо видимой пользы. Но, несмотря на все это, мы просто скучаем по этим совещаниям, продолжаем их созывать и с удовольствием ходить на них. Почему?
Люди посещают совещания не только по тем причинам, что там принимаются решения. Совещания культивируют в них чувство собственной значимости — сопричастности с рычагами власти. Совещания — это также возможность произвести впечатление на ваших коллег. Если вас не приглашают на совещание, вы расстраиваетесь. Я знавал людей, которые, не будучи приглашены на совещание, имеющее довольно отдаленное отношение к их работе, приходили в состояние полного озлобления и расценивали этот факт как намеренное принижение их профессиональных достоинств. В совещании присутствует и так называемый социальный аспект, и они (совещания) могут быть менее напряженными, чем другие формы рабочей деятельности. Находясь на совещании, вы погружаетесь в атмосферу относительной недоступности, вас не могут вызвать к телефону, никто не отрывает вас от работы и вы свободны от тех проблем, которые скапливаются в вашей папке входящих документов. Итак, совещания, с одной стороны, вещь довольно скучная, однако, с другой стороны, они дают вам возможность поиграть с коллегами в интеллектуальные игры или просто повитать в облаках.
Зачем же мы созываем совещания? Вот вам несколько причин:
· поделиться информацией;
· обменяться взглядами;
· стимулировать новые идеи;
· мотивировать деятельность команды.
Конечно, существуют гораздо более эффективные методы доведения информации до людей, чем проведение совещаний, на которых с устными докладами по служебным вопросам выступают, как правило, лица, облеченные властью, а все остальные сидят молча. Есть, конечно же, и другие способы проведения консультаций и обмена мнениями. Несколько позже мы их рассмотрим. Творческие совещания или так называемые мозговые атаки уже давно считаются способами поиска новых решений по важным проблемам, однако последние исследования в этой области показали, что зачастую люди в творческом плане дают большую отдачу, когда работают индивидуально. То же самое можно сказать об индивидуальной помощи и обучении. С помощью этих методов нередко достигаются гораздо более значимые результаты, чем те, к которым приводит совещание целой команды по вопросам мотивации. А как мы видели в главе 3, совещания могут иметь и недостатки, когда дело доходит до принятия решений.
Итак, зная все вышеизложенное, когда перед нами появляется перспектива созыва совещания, первое, что надо спросить у себя, нужно ли это совещание вообще? К сожалению, не все и не всегда задаются этим вопросом. Во многих организациях совещания проводятся на регулярной основе, независимо от того, нужны ли они в действительности. Бизнес развивается, есть что записать в повестку дня, и вот у вас уже есть все ингредиенты классической «говорильни».
Если ответ на вопрос, назрела ли необходимость в созыве совещания, будет положительным, сможете ли вы быть уверены, что совещание достигнет своей цели без несоизмеримых с решаемым вопросом затрат времени его участников? Непродуктивные совещания обычно бывают неудачными из-за их планирования и управления.
Неадекватное планирование
К неадекватному планированию совещания можно отнести такое положение, когда отсутствует повестка дня или же она плохо подготовлена или, когда цель совещания не ясна присутствующим на нем. Когда информация, необходимая для принятия разумного решения, не была предоставлена или когда участники совещания не смогли по каким-либо причинам прочесть информацию, предоставляемую до проведения совещания.
Неадекватное управление
К неадекватному управлению совещанием можно отнести такое положение, когда управление временем осуществляется неправильно, обсуждения отклоняются от основной темы повестки дня, присутствующие на совещании вместо того, чтобы слушать выступающих, занимаются своими делами, а те, кому это положено, не могут подвести итоги обсуждения.
Ниже я хотел бы привести несколько советов, направленных на преодоление этих и других недостатков, с которыми вы можете столкнуться во время совещания.
Десять советов лицу, созывающему совещание
1. Сформулируйте повестку дня по возможности ясно и четко. Определите специфические вопросы, которые должны обсуждаться на совещании. Старайтесь при этом избегать вопросов, допускающих изменения или поправки.
2. Определите регламент времени для каждого пункта повестки дня и старайтесь строго его придерживаться.
3. Ограничьте число присутствующих теми, кто может внести свой вклад в обсуждаемые вопросы, и теми, кто имеет полномочия на воплощение в жизнь принятых на совещании решений. Проще говоря, чем больше людей присутствует на совещании, тем дольше оно будет длиться.