Организуй себя, стр. 12

Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?

Ваш обычный стереотип пиков активности является хорошим руководством для определения периодов времени, на которые вам следует планировать выполнение наиболее сложных задач, стоящих перед вами, но полностью на него полагаться не следует. В те дни, когда вы чувствуете себя слегка не в своей тарелке, или в конце напряженной, выматывающей силы рабочей недели, когда о пиках активности и говорить не приходится, любая сложная задача будет казаться вам чем-то невыполнимым. Если в таких случаях у вас есть альтернатива, не следует через силу заниматься выполнением задач, которые на данном этапе у вас не получаются. В таких обстоятельствах вы вряд ли сможете добиться каких-либо значительных успехов, лучше переключитесь на выполнение более легких задач технического характера, а когда вы почувствуете, что в достаточной мере отдохнули и подзарядились энергией, вернитесь к выполнению задач, требующих приложения значительных усилий. Остерегайтесь, тем не менее, использовать данный способ работы в качестве повода для различного вида отсрочек.

Данный стереотип не догма, если у вас работа спорится особенно хорошо, не останавливайтесь на достигнутом, выполнив тот объем задач, который вы себе наметили на сегодняшний рабочий день. Если у вас все еще достаточно энергии и творческого потенциала, а работа идет как по маслу, продолжайте работать. Гибко планируйте свое рабочее время и чутко прислушивайтесь к состоянию вашего организма.

Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении

Существуют такие задачи, к выполнению которых вы можете приступить только в том случае, когда в вашем распоряжении имеется достаточное количество времени для их осуществления. Ведь прежде чем приступить к выполнению той или иной задачи, вам следует собрать все необходимые ресурсы, настроиться на соответствующий данной задаче лад и убедиться в отсутствии всяческих помех во время ее выполнения. Наряду с вышеупомянутыми задачами существуют и другие, выполнение которых требует меньшей степени концентрации внимания. При их выполнении у вас есть возможность быстро переключаться с одной задачи на другую. Не тратьте времени впустую, стараясь подготовиться к решению долгосрочной задачи, если у вас в распоряжении имеется промежуток времени, недостаточный для ее реализации. У вас под рукой всегда должны находиться задачи на те случаи, когда у вас появляются окна в графике из-за того, что кто-то опоздал на встречу или из-за того, что совещание началось не вовремя. Продуктивно используйте даже то время, когда находитесь на вокзале в ожидании поезда.

Мобилизуйте силу привычки

Каждый рабочий день вы начинаете с определенным, но ограниченным запасом энергии и стремитесь расходовать ее наиболее продуктивным образом. Однако вполне возможно, что простые и не очень важные задачи отвлекают ваши наличные ресурсы от выполнения тех более объемных проектов, которые требуют постоянной концентрации внимания и усилий. Используя силу привычки, вы можете высвободить необходимую энергию для выполнения более трудоемких задач, которые действительно влияют на эффективность вашей работы. Если вы испытываете гордость за внесение элемента творчества в вашу работу и чувствуете инстинктивную антипатию ко всему, что напоминает рутинную деятельность, утешайтесь сознанием того, что привычные и рутинные занятия в течение дня экономят вашу энергию, которую позднее вы сможете использовать для решения творческих задач.

Давайте рассмотрим некоторые виды однообразной, механической деятельности, например, процесс чистки зубов. Прочно укоренившиеся виды деятельности такого рода стали неотъемлемой частью начала вашего рабочего дня. В то время как вы осуществляете эти однообразные, механические манипуляции, ваши мысли могут находиться совершенно в другом месте. Вы можете одновременно слушать радио, планировать свой рабочий день и совершенно не беспокоиться о ходе этих привычных процессов. Они совершенно не требуют расхода умственной энергии. Ваш рабочий день может включать в себя задачи, которые, с некоторой натяжкой, можно приравнять к чистке зубов. Конечно, такой степени умственной отстраненности, как в примере с чисткой зубов, здесь достичь невозможно, но все же данные задачи выполняют свою роль и приводят к выходу лишней энергии в данный конкретный момент. Они конкурируют со всеми остальными задачами за место в вашем плотном расписании; вам следует решить, когда за них приниматься, и беспокоиться, если они не выполнены.

Ряд общих организационных задач, описанных в этой книге, можно для удобства вашей работы отнести к видам обыденной, механической деятельности. Они могут включать в себя:

· обновление ваших графиков на следующий день неделю — Глава 2;

· работу с входящей корреспонденцией — Глава 4;

· поддержание порядка на рабочем месте — Глава 6;

· выполнение рутинной работы с файлами — Глава 7.

Конечно, этим данный список не ограничивается. Вам придется столкнуться и с другими задачами, отвечающими специфике вашей работы. Наряду с позитивными рабочими привычками, высвобождающими нашу энергию для осуществления более важных видов деятельности, существуют и негативные рабочие привычки, которые препятствуют эффективности работы.

Франциска Крэйг является в этом смысле классическим безалаберным работником, не умеющим поддерживать должный порядок на своем рабочем месте. Являясь примером дисциплинированности и организованности некоторых видах деятельности, она, тем не менее, продолжает работать среди полного хаоса, царящего на ее рабочем столе. Она осознает, что на поиски того или иного инструмента у нее уходит слишком много времени, и понимает, что при регулярном наведении элементарного порядка эффективность ее работы резко возрастет. Периодически она даже устраивает уборки своего рабочего места с тем, чтобы среди кучи мусора отыскать важные для нее материалы, но до сих пор эти мероприятия так и не вошли у нее в привычку.

Как вырабатываются привычки

Как позитивные, так и негативные привычки вырабатываются за счет неоднократных повторений и поддержки. О роли повторений в формировании привычки знает буквально каждый, но зачастую нам не хватает настойчивости в доведении новой привычки до автоматизма. Следует также помнить, что при выработке привычки фактор повторения будет эффективен только в том случае, если наряду с ним применяется и фактор подкрепления.

Подкрепление может быть как позитивным, так и негативным. Одним из зачастую неоправданно игнорируемых примеров подкрепления являются хвалебные отзывы (если вы даже хвалите сами себя) или же просто ощущение уверенности из-за того, что вы пометили галочкой очередной пункт в своем списке «Что надо сделать?». Примером отрицательного подкрепления может служить нежелательный дискомфорт. Некоторые виды подкрепления являются более эффективными по сравнению с другими. Те виды подкрепления, которые выражаются ясно и немедленно, производят больший эффект, чем те, которые являются менее определенными и относятся к отдаленному будущему. Что касается Франциски и ее привычек относительно порядка на рабочем месте, то последствия любого другого ее поведения были бы неясными и непредсказуемыми, по сравнению с немедленным подкреплением, обеспечиваемым ее настоящей рабочей привычкой. Эта рабочая привычка воспринимается ею как способность быстро и легко перестраиваться с решения одной задачи на другую с минимальным временем на подготовку и уборку. Для изменения стереотипа поведения ей необходимо установить хорошо продуманную связь между различными привычками и их последствиями и работать над закреплением этой связи каждый раз, когда она сама добивается требуемого поведения.