Организуй себя, стр. 10

Избегайте зависимости от ошибок других

Часто завершение проекта или задания зависит не только от вас, и в этом случае, если вы хотите соблюсти конечные сроки выполнения той или иной задачи, Вам придется полагаться на информацию, получаемую от других лиц. Еще раз хочу напомнить, что высококачественное планирование является ключевым моментом, обеспечивающим уверенность в том, что другие лица не смогут создать вам проблем на пути выполнения постав ленных перед вами задач. Постарайтесь осознать, что у других лиц есть свои собственные приоритеты, которые, что вполне вероятно, не совпадают с Вашими. Не уставайте повторять им, что именно и к какому сроку вы от них хотите. В данном случае не следует пренебрегать тактикой зазоров, ставя перед ними более ранние конечные сроки, чем это необходимо в действительности для того, чтобы их небрежность или халатность не сказались на конечном итоге выполнения вами поставленных задач. Ваши требования к ним должны быть четкими и ясными, чтобы исключить какие бы то ни было разночтения.

Чрезмерно не гонитесь за совершенством

Стремление к совершенству во всем является еще одним недостатком, говорящим о неуверенности в своих силах. Оно может быть вызвано неадекватным объемом проведенных предварительных исследований и собранной информации по выполнению поставленной задачи, что может привести к тому, что лицо, перед которым поставлена задача, увязнет в излишней или второстепенной информации и за деревьями не увидит леса. Здесь также прослеживается другая тенденция, суть которой заключается в нежелании расставаться с любимым вами проектом, который вы продолжаете неустанно шлифовать в попытках добиться полного совершенства. Вам следует избегать обеих этих тенденций. Будьте при этом внимательны и постарайтесь определить тот момент, когда прилагаемые усилия уже не дают адекватной отдачи.

ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:

· С какими трудновыполнимыми конечными сроками решения задач я сталкивался в последнее время?

· Какие причины вызывали затруднения при решении этих задач?

· Что мне делать, чтобы достойно встретить эти проблемы в будущем?

Управление временем и проекты

В данной главе я уже несколько раз применял термин «проект», и поэтому считаю необходимым потратить несколько минут на рассмотрение тех особенных требований, которые должны быть учтены в проекте, если вы хотите, чтобы он соответствовал вашему отношению к времени. В контексте этой главы мы будем рассматривать термин «проект» как любое предприятие, ведущее к осязаемому результату, для обеспечения которого требует CJJ завершение целого ряда компонентов задачи за определенный период времени. К проектам могут относиться задания, выполняемые исключительно вами без посторонней помощи, или же задания, для исполнения которых требуется сотрудничество с другими лицами.

Одна из основных трудностей по выполнению проекта совместно с управлением временем заключается в том, что проект должен осуществляться одновременно с другими видами работ. Возвращаясь к вопросу классификации работ по важности и срочности, которую мы ранее использовали в данной главе, хочу сказать, что работы сектора В, являющиеся важными, но не срочными, могут быть отложены, а вместо них можно приступить к выполнению более срочных работ, которые, не являясь важными, тем не менее, требуют первоочередного выполнения с тем, чтобы можно было продолжать движение вперед. Таким образом, можно сказать, что внимательное отношение к планированию и контролю выполнения проектов является жизненно важным элементом достижения успеха.

По планированию и управлению осуществлением проектов написаны целые тома. В них рассматриваются вопросы комплексных методов реализации проектов с сотнями задач, в выполнении которых решающим фактором является время. Для выполнения данных задач могут привлекаться как многочисленные индивидуумы, так и целые организации.

Данная книга, фактически относящаяся к проблеме личной организованности, естественно, не может претендовать на всеобъемлющий охват вопроса, но существуют основные принципы, которые применимы ко всем проектам. Любой из них должен включать в себя пять этапов:

· инициализация — выяснение общих целей, постановка задач;

· планирование — дробление проекта на несколько задач и видов деятельности; принятие решения о порядке их выполнения; определение шкалы времени;

· принятие решения по необходимым для выполнения задач ресурсам;

· осуществление — выполнение работы, координация усилий членов команды, разрешение затруднений, стоящих на пути выполнения проекта;

· контроль — обеспечение выполнения графика работ в соответствии с планом; переопределение, перепланирование и перераспределение ресурсов в случае необходимости;

· завершение — определение окончательных результатов, подведение итогов.

Способности к самоорганизации, требуемые для успешного завершения проектов, большей частью рассматриваются в других частях этой книги, к ним относятся: постановка задач, передача полномочий, соблюдение конечных сроков, оценка потребностей во времени. Однако особое внимание вам следует уделить определению задач и порядка, в котором они должны выполняться. Чтобы справиться с этим, вам следует правильно ответить на следующие вопросы:

· Какие действия необходимо осуществить, чтобы достичь поставленных задач?

· В каком порядке следует их осуществлять?

· Следует ли разбивать какую-либо из задач на более мелкие задачи?

· Какие ресурсы требуются для выполнения поставленных задач?

Наиболее общая проблема в постановке задач заключается в склонности руководствоваться при этом лежащими на поверхности ответами. Не думайте, что даже при осуществлении самых простых проектов вам сразу удастся найти ответы на все поставленные вопросы. Заново пересмотрите вашу первую попытку. Вполне вероятно, что вы обнаружите новые элементы, которых не обнаружили при первом рассмотрении.

В зависимости от сложности проекта, вам, возможно, потребуется разбить его на субпроекты, включающие в себя свои собственные комплекты задач и подзадач. Некоторые из них будут зависеть от завершения других проблем, или же, наоборот, от завершения этих задач будет зависеть выполнение других проблем. Промедления в работе в этом случае могут отбросить назад весь график проекта, поэтому для них следует сразу установить дату начала и дату завершения и определить зазор по срокам выполнения.

Если вы планируете проект, характеризующийся множеством взаимосвязанных задач, программное обеспечение в данном случае планирования проекта может значительно упростить решаемую вами задачу. С помощью программного обеспечения вы будете иметь возможность изменять сроки и взаимосвязи, добавлять или убирать задачи до тех пор, пока вы не будете полностью удовлетворены графиком проекта. Кроме того, вы можете использовать мощные приложения по построению графиков и отслеживанию выполнения проектов, предоставляемые программным обеспечением (см. рис. 2.4). Несмотря на вышеизложенное, хочу заметить, что контроль продвижения вперед будет значительно упрощен, если вы сможете встроить задачи и этапы проекта в вашу обычную систему отслеживания времени. Для этой цели при выполнении не слишком сложных проектов предпочтение следует отдавать ПИС по сравнению с автономным программным обеспечением, рассчитанным на специалистов.

Заключение

Для того чтобы наиболее эффективно организовать свое время, вам следует: