Джон Каунт Организуй себя | 1 |
ВВЕДЕНИЕ | 1 |
Производственная среда наших дней характеризуется постоянно растущим напряжением усилий, направляемы... | 1 |
Список вопросов для проверки уровня самоорганизации | 1 |
1. ЗНАТЬ, К ЧЕМУ ВЫ СТРЕМИТЕСЬ | 2 |
Когда вы каждый день подвергаетесь «бомбардировке» многообразными задачами и проблемами других людей... | 2 |
Четкое понимание своей роли | 2 |
Постановка целей | 3 |
Хотите ли вы участвовать в постановке общих целей, соответствующих вашей роли в общем деле, — не важ... | 3 |
Конкретные цели | 3 |
Измеримые цели | 3 |
Достижимые цели | 3 |
Цели, направленные на результат | 3 |
Цели, связанные по времени | 3 |
Для каждой цели должен назначаться конкретный срок ее достижения. Данное требование тесно связано с ... | 3 |
Практикум | 3 |
Охват всей картины в целом и по отдельным деталям | 3 |
Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы | 3 |
Определение повседневных приоритетов | 4 |
Для того чтобы облегчить свою жизнь, вам следует осуществлять перспективное планирование, позволяюще... | 4 |
Сектор А: важные и срочные задачи | 4 |
Сектор В: важные, но не срочные задачи | 4 |
Сектор С: срочные, но не важные задачи | 4 |
Сектор D: не срочные и не важные задачи | 4 |
Правило 80:20 | 4 |
Заключение | 4 |
2. ОРГАНИЗУЙ СВОЕ ВРЕМЯ | 4 |
Время — категория, отличающаяся от многих других ресурсов тем, что распределяется между людьми равно... | 4 |
Каким образом вы используете свое время сейчас | 4 |
Прежде чем приступить к новому режиму планирования вашего времени, небесполезно будет уделить некото... | 4 |
Контрольное упражнение — важность задачи | 5 |
Планирование и учет вашего времени | 5 |
После того как вы проверили, как расходуется ваше время в настоящий момент, следующий шаг будет закл... | 5 |
Планирование | 5 |
Ведение учета | 5 |
Планирование вашего времени | 5 |
В соответствии с тем, что уже было сказано ранее об охвате всей картины в целом и по отдельным детал... | 5 |
Планирование вашего дня | 5 |
Планирование вашей недели | 5 |
Обзор следующих трех месяцев | 5 |
Ведение учета вашего времени | 6 |
Инструменты планирования и ведения учета | 6 |
Инструменты, которыми вы можете воспользоваться для облегчения своей деятельности, могут охватывать ... | 6 |
Списки «что надо сделать?» | 6 |
Бумажные носители информации — планировщик и органайзер | 6 |
Компьютерные персональные информационные системы (ПИС) | 6 |
Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (ПЦП) | 7 |
Данное оборудование представлено в широком диапазоне, начиная от простых адресных книжек и заканчива... | 7 |
Практикум | 7 |
Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени | 8 |
Предположим, вы начинаете свой рабочий день с десятком пунктов в вашем списке «Что надо сделать?». М... | 8 |
Внесение задач в план вашего рабочего дня | 8 |
По всей вероятности, ваш рабочий день будет состоять как из фиксированных (условленные встречи, сове... | 8 |
ПРАКТИКУМ ? СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТОЧНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ | 8 |
Отсрочка | 8 |
Некоторый элемент отсрочки является как неизбежным, так и необходимым при жестком графике планирован... | 8 |
Стратегия победы над отсрочкой | 8 |
· Не кривите душой перед самим собой. Признание существования проблемы — первый шаг на пути ее преод... | 8 |
ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ: | 9 |
Соблюдение конечных сроков | 9 |
Существует пять основных причин несоблюдения конечных сроков решения задач:· Конечный срок решения з... | 9 |
Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками | 9 |
Планирование с целью соблюдения конечных сроков | 9 |
Невозможность приступить к работе | 9 |
Избегайте зависимости от ошибок других | 10 |
Чрезмерно не гонитесь за совершенством | 10 |
Стремление к совершенству во всем является еще одним недостатком, говорящим о неуверенности в своих ... | 10 |
ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ: | 10 |
Управление временем и проекты | 10 |
Заключение | 10 |
3. УЯСНИТЕ МЕТОД ВАШЕЙ РАБОТЫ | 11 |
После планирования и расстановки приоритетов вашей работы, а также принятия мер по управлению времен... | 11 |
Планирование задач на соответствующее им время | 11 |
Вероятно, ваша рабочая нагрузка состоит из множества различных проблем. Сфера ваших полномочий в отн... | 11 |
Требования, предъявляемые вам различными задачами | 11 |
Какое время наиболее благоприятно для вас? | 11 |
Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы? | 12 |
Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении | 12 |
Мобилизуйте силу привычки | 12 |
Каждый рабочий день вы начинаете с определенным, но ограниченным запасом энергии и стремитесь расход... | 12 |
Как вырабатываются привычки | 12 |
Как позитивные, так и негативные привычки вырабатываются за счет неоднократных повторений и поддержк... | 12 |
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ — СПРОСИТЕ СЕБЯ: | 13 |
Советы по осуществлению изменений в области привычек | 13 |
Отточите ваше мастерство в области принятия решений | 13 |
На протяжении всего рабочего дня нам постоянно приходится принимать те или иные решения: что делать ... | 13 |
Опасения | 13 |
Информация | 13 |
Расчет времени | 13 |
Поведение других лиц | 14 |
Систематический подход к принятию решения | 14 |
Давайте двигаться вперед | 14 |
Анализ, эмоции или интуиция | 14 |
Передача полномочий на принятие решения другим лицам | 15 |
Если вы действительно увязли в принятии какого-либо решения | 15 |
Привлечение других для участия в процессе принятия решения | 15 |
Диапазон демократии в области принятия решений | 15 |
Заключение | 16 |
4. ОРГАНИЗУЙТЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ | 16 |
· Не кажется ли вам, что объем поступающей информации, с которой вы должны работать, постоянно расте... | 16 |
Вычлените важную информацию | 16 |
Примите на вооружение системный подход | 16 |
Существует широко распространенное заблуждение, постоянно поддерживаемое некоторыми программами по о... | 16 |
Отправьте в мусорную корзину | 16 |
Примите к обработке | 17 |
Определитесь относительно последующего действия | 17 |
Займитесь отсылкой | 17 |
Отправьте на хранение | 17 |
Избегайте перегрузок избыточной информацией | 17 |
Какой бы эффективности вы не добились в работе со своим персоналом, вы не достигните в этом деле сов... | 17 |
Избыточное копирование | 18 |
Научитесь читать более эффективно | 18 |
Скорость и эффективность, с какими вы усваиваете входящую информацию, являются важным фактором вашей... | 18 |
Почему мы медленно читаем? | 18 |
Использование регулятора темпа | 18 |
Другие способы | 19 |
Повышение скорости чтения, конечно же, потребует некоторого времени, и, возможно, вы захотите поступ... | 19 |
Предварительный просмотр для повышения понимания | 19 |
Варьируйте ваш темп | 19 |
Сосредоточьтесь на том, что важно | 19 |
Добейтесь создания благоприятной атмосферы | 19 |
Отработайте методы беглого просмотра | 19 |
Будьте разборчивы в отношении того что читаете | 19 |
Правильно пользуйтесь своей памятью | 19 |
Заключение | 20 |
5. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ВАШУ МАНЕРУ РАБОТЫ С ЛЮДЬМИ | 20 |
Большую часть нашего рабочего дня мы проводим во взаимодействии с другими людьми. То, как вы подходи... | 20 |
Стратегия совещаний | 20 |
Потенциальный расход времени на проведение совещаний просто огромен. Во многих организациях вы может... | 20 |
Неадекватное планирование | 20 |
Неадекватное управление | 20 |
Десять советов лицу, созывающему совещание | 20 |
Десять советов лицу, приглашенному на совещание | 21 |
Альтернативы совещаниям | 21 |
Передача полномочий | 22 |
Считается, что Эдвард Нортон работает в среднем шестьдесят часов в неделю. Он выполняет огромный объ... | 22 |
Четыре шага к эффективной передаче полномочий | 22 |
1. Примите решение относительно того, какие полномочия вы хотите передать | 22 |
2. Выберите подходящего исполнителя | 22 |
3. Подготовьте почву | 22 |
4. Стойте в стороне, ожидайте докладов, выказывайте положительную ответную реакцию | 23 |
Контроль над осуществлением предоставленных полномочий | 23 |
Обратное делегирование полномочий | 23 |
Побочное делегирование полномочий | 23 |
Преодоление факторов отвлечения внимания и помех | 23 |
Брайан Адамсон является юристом, специализирующимся на делах по передаче имущества. Важнейшее качест... | 23 |
Десять способов сократить помехи | 24 |
1. Если у вас есть помощник или секретарь, научите его тактично отделываться от многочисленных телеф... | 24 |
ОТКРЫТЫЕ ИЛИ ЗАКРЫТЫЕ ДВЕРИ | 24 |
Краткие и продуктивные помехи | 24 |
Помогайте другим стать более организованными | 24 |
Несмотря на все ваши попытки правильно организовать свой график работы, недостаточная организованнос... | 24 |
Если они работают на вас | 24 |
Если вы работаете на них | 25 |
Работать на неорганизованного начальника сродни кошмару, но не следует относиться к его слабостям ин... | 25 |
Неспособность к принятию решений | 25 |
Склонность к принятию поспешных решений | 25 |
Неспособность завершить совещание | 25 |
Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах | 25 |
Неспособность запомнить, что он вас просил сделать | 25 |
Научитесь говорить «нет» | 25 |
Большую роль в процессе самоорганизации играет способность удерживать контроль над своей рабочей наг... | 25 |
Как научиться говорить «нет» | 25 |
Агрессивный подход | 25 |
Робкий подход | 25 |
Ассертивный подход [*] | 25 |
Заключение | 26 |
6. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ПОРЯДОК В СЛУЖЕБНОМ ПОМЕЩЕНИИ | 26 |
Правильная организация порядка в служебном помещении может оказать значительное влияние на вашу прои... | 26 |
Подумайте об эргономике | 26 |
Эргономика — это процесс научной организации труда, направленный на создание средств оптимизации тру... | 26 |
Мебель | 26 |
столы | 26 |
стулья | 26 |
Большинство современных офисных стульев оснащено колесиками и шарнирами, что позволяет свободно пере... | 26 |
РЕГУЛИРОВКА СТУЛА | 26 |
другие виды мебели | 27 |
оборудование | 27 |
освещение | 27 |
Использование компьютера | 27 |
Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте | 27 |
Беспорядок на рабочем месте служит потенциальным источником потери рабочего времени и возникновения ... | 27 |
Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах | 27 |
Наведение порядка на рабочем столе | 28 |
Как справиться с кипами документов | 28 |
Перспектива наведения порядка среди бумаг, скопившихся на вашем рабочем столе и вокруг него, на перв... | 28 |
Как сохранить наведенный порядок | 29 |
Заключение | 29 |
7. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ | 29 |
Ни один из аспектов личной организации не вызывает большего трепета, чем регистрация и хранение доку... | 29 |
Правильно размещайте информацию | 29 |
Выбор способов размещения и хранения информации должен осуществляться с учетом частоты обращения к п... | 29 |
Текущие проекты и виды деятельности | 29 |
Основные справочные файлы | 30 |
Организация вашей системы регистрации и хранения документов | 30 |
Регистрация и хранение документов | 30 |
Сортировка папок и удаление из них ненужных документов | 30 |
Создание электронной картотеки бумажных документов | 31 |
Организация компьютерных файлов | 31 |
Основные компьютеры организации ваших компьютерных файлов мало чем отличаются от организации системы... | 31 |
Выбор имен файлов | 31 |
Резервное копирование | 31 |
Что обычно должно подвергаться резервному копированию? | 31 |
Куда осуществлять резервное копирование | 32 |
Заключение | 32 |
8. ИЗВЛЕКАЙТЕ ПОЛЬЗУ ДЛЯ СЕБЯ ИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЙ | 32 |
Технологические достижения могут служить как фактором достижения большей организованности, так и фак... | 32 |
Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями | 32 |
Выбор соответствующего программного обеспечения | 32 |
Для того чтобы выбрать нужное вам программное обеспечение, руководствуйтесь своими реальными потребн... | 32 |
Если вы новичок в компьютерном деле | 32 |
Если вы опытный пользователь компьютера | 33 |
Решение о модернизации программного обеспечения | 33 |
Периодические проверки компьютерных привычек | 33 |
Полезные инструменты | 33 |
Такие инструменты, как персональная информационная система и система электронной регистрации и хране... | 33 |
Текстовые редакторы | 33 |
Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь? | 33 |
Электронные таблицы | 33 |
Программное обеспечение для управления проектами | 34 |
Программное обеспечение распознавания речи | 34 |
Программное обеспечение презентаций | 34 |
Программное обеспечение настольной редакцианно-издательской системы | 34 |
Базы данных | 34 |
Пакеты обучения работе на клавиатуре | 35 |
Использование голосовой почты | 35 |
В современной офисной технологии вряд ли существуют аспекты более ненавистные, чем голосовая почта. ... | 35 |
Запись ваших сообщений | 35 |
Оставление сообщений для других лиц | 35 |
Заключение | 35 |
9. ПРАВИЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЛЬЗОВАНИЯ ИНТЕРНЕТОМ | 35 |
Какие бы другие технологии вы ни выбрали, вряд ли вам удастся избежать встречи с Интернетом. Его поя... | 35 |
Электронная почта | 35 |
Если вы еще не используете электронную почту для ведения деловой переписки, то вам, наверное, пора о... | 35 |
Десять советов по эффективному использованию электронной почты | 36 |
Как избавиться от «мусорной» электронной почты | 36 |
Поиск информации в Интернете | 37 |
Интернет — огромное соблазнительно доступное информационное хранилище. Вы находитесь, буквально, в д... | 37 |
Поиск | 37 |
Тематические каталоги Интернета | 37 |
Поисковые системы | 37 |
Инструменты метапоиска | 37 |
Советы по поиску | 37 |
Повторные посещения полезных сайтов | 38 |
Оценка качества информации | 38 |
Повышение скорости работы с Интернетом | 38 |
Несмотря на все те замечательные возможности, которые нам предоставляет Интернет, существует один не... | 38 |
Если за соединение с Интернетом отвечаете вы | 39 |
Заключение | 39 |
10. ОРГАНИЗУЙТЕ СЕБЯ, НАХОДЯСЬ ВНЕ ОФИСА | 39 |
Деловые поездки и конференции могут создать вам большие помехи в деле вашей личной организованности.... | 39 |
Планирование | 39 |
Поддержание заведенного порядка | 40 |
Заключение | 40 |
11. СОВЕРШЕНСТВУЙТЕ СВОЕ МАСТЕРСТВО | 40 |
Все мы знакомы с таким явлением, как усталость воли. Замечательные намерения, с которыми вы с энтузи... | 40 |
Установите некоторые цели | 40 |
Проведение обзора достигнутых результатов | 40 |
Как остаться на правильном пути при смене места работы? | 40 |
Перемена места работы, естественно, приведет к некоторым нарушениям в вашей системе личной организов... | 40 |
Унаследование чьих-либо систем и приоритетов | 40 |
Работа с новыми людьми | 40 |
Вам наверняка приходилось сталкиваться с ситуацией, когда навалившаяся масса задач, требующих немедленного выполнения, кажется, готова раздавить, и, разрываясь между несколькими делами, вы не успеваете выполнить ни одного. Если вас раздражают непрекращающиеся телефонные звонки, ворох бумаг на столе, хроническая нехватка времени, прочтите эту книгу. Она научит грамотно организовывать свое рабочее время, отбирать только самое нужное из потока информации, концентрироваться на том, что действительно приносит результат, четко выделять приоритеты и избегать стрессов. Это издание можно рекомендовать как менеджерам, регулярно сталкивающимся с необходимостью самоорганизации, так и самому широкому кругу читателей, интересующихся данной темой.